Estiveram reunidos na sede do IBASS nesta sexta-feira, dia 28.01.2022, representantes da empresa NPI Brasil com a equipe do IBASS, para apresentação do resultado do trabalho de Digitalização dos Documentos, quando foram entregues os arquivos digitais para atualizar o servidor desta autarquia e disponibilizar, para utilização e consultas, o banco de dados da base documental do Instituto.

O trabalho envolve, de forma preliminar e complexa, o tratamento dos arquivos, com verificação de todas as páginas, a higienização, a desmetalização e recuperação de eventuais partes danificadas, conferência da autuação, para posterior digitalização e acondicionamento dos processos e documentos físicos, em caixas etiquetadas e guardadas em sala organizada em condições ideais, seguindo um padrão estabelecido pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos e legislação vigente.

Foram entregues 636 processos administrativos e 1437 de benefícios, totalizando 2073 processos e 173801 imagens.

Com foco na segurança, para preservação da integralidade e fidedignidade dos documentos, foram tratados todos os processos administrativos, de benefícios, ofícios, atas de reuniões e demais documentos, salvos na forma de imagem e disponibilizados também em planilha, com indexação dos dados principais que permite consulta, através de alguns parâmetros, com extensão preparada para importação em qualquer software de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos que vier a ser contratado pelo Instituto.

No encerramento da reunião, Nilmar concluiu dizendo que "mais que a segurança e preservação dos documentos, esse trabalho se constitui numa importante ferramenta de gestão, permitindo a rápida localização e consulta, facilitando o atendimento aos servidores, TCE e outras demandas, reduzindo o tempo de consulta e o retrabalho, otimizando o tempo de todos nós. Esse é um importante legado que fica para as futuras administrações, pela qualidade do trabalho realizado que tem caráter permanente, dependendo de um esforço menos oneroso de conservação e tratamento dos arquivos existentes e futuros, sedimentando uma base concreta para o GED".